Использование ключевых показателей эффективности для повышения эффективности работы лаборатории

Кейт Ниц работает в Azzur Labs в Шнексвилле, штат Пенсильвания.

Вести свой бизнес, опираясь на интуицию, непросто и не рекомендуется. Слишком многое можно предсказать, и условия всегда меняются. Руководителям лабораторий необходимо полагаться на данные, чтобы помочь в разработке высокоуровневых целей, которые точно отражают эффективность бизнеса. Руководители лабораторий должны тщательно ориентироваться в грудах данных, касающихся их лаборатории и ее деятельности, чтобы получить представление об успехе своего бизнеса. Для этого менеджеры лабораторий должны выбрать ключевые показатели эффективности (KPI) для отслеживания прогресса, оценки результатов и действий на основе результатов.

KPI — это высокоуровневые, часто стратегические показатели эффективности достижения долгосрочной цели. Обычно они предназначены для того, чтобы дать представление о том, находится ли ваша лаборатория на пути к будущему успеху. Лаборатории могут использовать ключевые показатели эффективности для оценки состояния своей деятельности, предоставляя обратную связь о прогрессе в достижении целей высокого уровня или стратегических инициатив, связанных с безопасностью, финансами, качеством и персоналом. Использование KPI позволяет лабораториям разумно обновлять свою деятельность на основе результатов KPI.

Термины «KPI» и «метрики» часто используются как взаимозаменяемые. Однако между этими понятиями существуют явные различия. Ключевые показатели эффективности связаны с целями бизнеса или лаборатории и носят высокоуровневый или стратегический характер. Они применяются во всех подразделениях. Напротив, метрики предоставляют информацию, связанную с производительностью конкретных процессов, и их можно считать тактическими. Обычно они специфичны для отдельных отделов или групп, а не широко применимы ко всем отделам. Метрики предоставляют информацию, которая определяет ключевые показатели эффективности.

Например, в рамках функции качества лаборатории показателем может быть количество процедурных отклонений за месяц. Соответствующим KPI качества может быть поставка безошибочного продукта. В этом примере способность производить безошибочную продукцию зависит исключительно от того, что персонал не отклоняется от внутренних процедур и процессов. Этот показатель, наряду с некоторыми другими, будет поддерживать общий показатель качества, выражающийся в проценте безошибочных продуктов. В таблице 1 приведены дополнительные примеры, иллюстрирующие разницу между KPI и метриками.

Определение ключевых показателей эффективности может оказаться ценным процессом, который стоит начать в вашей лаборатории. Даже если разобрать значение ключевых показателей эффективности, ключевые показатели эффективности могут помочь разработать оценку текущей эффективности:

При первом использовании KPI учтите, что вы, скорее всего, увидите собранные данные в совершенно ином свете. Это позволит легко выявить возможности для улучшения процесса или выявить недостатки. Ключевые показатели эффективности показывают предпочтительный уровень показателя, который следует поддерживать, чтобы обеспечить непрерывные и бесперебойные процессы. В свою очередь, поддержание этих уровней может естественным образом улучшить качество работы, что также улучшит бизнес-процесс. Эти улучшения повысят общую удовлетворенность клиентов.

Может показаться непосильной задачей начать сбор данных для разработки ключевых показателей эффективности. Однако эти небольшие шаги облегчают начало работы:

В разработке системы KPI мало преимуществ, если в нее не включены текущий мониторинг и планы действий. Наличие этого плана дает пространство и целеустремленность, необходимые для достижения целей. После того как ключевые показатели эффективности установлены и установлены базовые показатели, необходимо разработать систему постоянного мониторинга. Это может включать частоту обновления, сроки представления данных, формат отчетности, доставку отчета заинтересованным сторонам и план достижения результатов. Переоценка будет частью этого процесса и должна проанализировать определения ключевых показателей эффективности (правильные цели, правильные данные, правильные временные рамки и т. д.), эффективность (последовательно ли вы достигаете или не достигаете целевых показателей?), а также необходимость новых ключевых показателей эффективности. Ваши KPI должны быть действенными. KPI, который постоянно не достигает целевых уровней без каких-либо корректировок, заслуживает обсуждения.

Когда распространяется слух о том, что показатели собираются, сотрудники могут рассматривать это, так сказать, как управленческий кнут. Важно сообщить персоналу (1), почему собираются показатели и (2), как они будут выполняться. Уверенность в том, что они знают «почему», помогает им быть готовыми помочь там, где они могут, для достижения поставленных целей или задач. Кроме того, вознаграждения не помешают — они показывают сотрудникам, что они на правильном пути. Также важно обеспечить участие высшего руководства в работе с ключевыми показателями эффективности и поддержку системы. Это будет стимулировать участие всех сотрудников.